1 Temmuz 2025 tarihi itibarıyla, 14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” yürürlülüğe girecektir.
Tebliğ Uyarınca Elektronik Defter Tutma Zorunluluğu
Elektronik ortamda defter tutma zorunluluğu getirilen şirketler şu şekilde sıralanmıştır:
- 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen şirketler.
- 15/11/2012 tarihli ve 28468 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim ve Limited ŞirketlerinSermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi AnonimŞirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında sayılan anonim şirketler.
Bunun dışında kalan şirketler ise elektronik defter uygulamasını isteğe bağlı olarak kullanabilir. Ancak bu durumda, defterlerin tamamının elektronik ortamda tutulması gerekmektedir. Elektronik ortamda defter tutmaya başlayan şirketler, herhangi bir sebeple yeniden fiziki deftere dönüş yapamazlar.
Elektronik Ortamda Tutulabilecek Defterler
Elektronik ortamda tutulabilecek defter türleri şu şekilde belirlenmiştir:
- Pay Defteri
- Yönetim Kurulu Karar Defteri
- Müdürler Kurulu Karar Defteri
- Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Elektronik ortamda tutulan bu defterler, usul ve esaslara uygun olarak tutulduğu takdirde, geçerli kanuni defterler olarak kabul edilir ve herhangi bir açılış veya kapanış onayı gerektirmez.
Pay Defteri ve İlk Kayıt Süreci
Elektronik ortamda pay defteri tutacak şirketlerin dikkat etmesi gereken başlıca hususlar şunlardır:
- Yeni Kurulan Şirketler: Ortaklık bilgisine ilişkin ilk kayıt, şirket sözleşmesindeki bilgilerin MERSİS üzerinden sisteme aktarılmasıyla oluşturulacaktır. Diğer bilgiler ise kullanıcı tarafından eklenir.
- Fiziki Defterden Geçiş: Fiziki pay defterinde yer alan güncel kayıtlar, elektronik pay defterine aktarılmak zorundadır. Bu işlem, Kullanıcı tarafından gerçekleştirilir.
Hukuki Sorumluluklar
Elektronik defterlerde yapılan kayıtların doğruluğu, kayıtlar arasındaki uyumsuzluklar ve meydana gelebilecek zararlardan, şirket yönetim organı üyeleri ve yöneticiler sorumludur. Bu kapsamda, Türk Ticaret Kanunu’nun 553üncü maddesi uygulanır. Bakanlık, sistemin yürütülmesi ve kayıtların güvenliğini sağlamakla yükümlü olsa da kayıtların içeriğinin doğruluğundan sorumlu değildir.
Sonuç
Elektronik defter uygulamaları, şirketlerin mali ve hukuki süreçlerini daha kolay ve güvenilir bir şekilde yürütmesini sağlamak amacıyla geliştirilmiştir. Şirketler, bu sisteme geçerken yukarıda belirtilen düzenlemelere ve sorumluluklara dikkat ederek süreçlerini yönetmelidir. Özellikle, defter kayıtlarının doğruluğu ve güvenli saklama uygulamaları konusunda gerekli özeni göstermek kritik önem taşımaktadır.